Mesmo com o surgimento de outras ferramentas de comunicação, como as redes sociais e os chats online, o e-mail continua sendo a principal ferramenta para os negócios, principalmente por conta de sua credibilidade, abrangência e segurança proporcionada aos seus usuários.
Se o e-mail tradicional já conta com diversas qualidades para uso pessoal, o e-mail corporativo em cloud vai além, deixando a ferramenta de trabalho mais eficiente e com uma nova gama de vantagens.
Quer saber mais? Confira a partir de agora o que é e-mail corporativo em cloud e porque você deve implementá-lo no negócio!
O que é e-mail corporativo em cloud?
O e-mail corporativo em cloud é uma nova linha de produtos em nuvem, que visa simplificar e otimizar os processos de negócios. Ou seja, ele é transferido dos servidores locais para uma hospedagem na nuvem, com servidores dedicados, transferindo a responsabilidade da estrutura para um provedor especializado. Esse formato de e-mail permite a criação de ambientes totalmente exclusivos e um alto nível de personalização dos espaços, ferramentas e layouts.
Como funciona um e-mail corporativo em cloud?
No e-mail corporativo em cloud, o provedor tem total domínio sobre as configurações de controle e design, trabalhando em parceria com o contratante para personalizar os ambientes conforme as necessidades dele. O objetivo é agregar valor ao negócio e gerar satisfação mútua.
Se desejado, os usuários podem ganhar acesso limitado aos e-mails — somente dentro do horário comercial — em um ambiente monitorado e mais bem controlado. Além disso, o e-mail corporativo em cloud oferece integração com outros serviços de nuvem, dentro da mesma plataforma.
Tudo começa com a contratação de um plano, que pode ser moldado de acordo com as necessidades da empresa. A partir disso, o provedor estuda a demanda do negócio e planeja uma estrutura que realmente atenda às exigências. Em alguns casos, a estrutura é padronizada, passando apenas por alguns ajustes. Mas esse não é o caso de um provedor que atua em parceria com os seus clientes.
Quais são as vantagens do e-mail corporativo em cloud?
Agora que você já sabe o que é e como funciona o e-mail corporativo em cloud, conheça as principais vantagens da ferramenta para os negócios:
1. Escalabilidade
Os servidores dedicados permitem a formação de uma estrutura escalável para o e-mail. Isso significa que a empresa pode contratar 50 caixas postais com 10 GB de espaço cada um, por exemplo, e ter um servidor exclusivo com capacidade de 1 TB de espaço disponível. Se a demanda por caixas postais ou por espaços individuais aumentar, isso será resolvido de forma rápida e automática.
2. Flexibilidade
Como dissemos, os ambientes possuem altíssima flexibilidade. Isso engloba configurações de parâmetros para a segurança, inclusão, personalização e remoção de ferramentas, gráfico visual, alocação de recursos, controle de capacidade e de desempenho, etc. Todas essas funcionalidades não são encontradas em e-mails tradicionais, visto que são padronizados e mais limitados.
3. Estabilidade
Os provedores de recursos em cloud computing possuem estruturas de data center redundantes para evitar a interrupção no fornecimento dos serviços quando os servidores principais param de funcionar. Isso garante uma disponibilidade da solução em quase 100% do tempo. Essa é uma vantagem importantíssima para agregar continuidade ao negócio e não ter a produtividade afetada.
4. Mobilidade
Uma das principais vantagens do e-mail corporativo em cloud é a mobilidade. Você só precisa de um aparelho com conexão à internet em mãos para acessar a conta e realizar os seus trabalhos à distância. Os e-mails tradicionais até permitem o acesso remoto por meio dos dispositivos móveis, mas tudo acontece pelo browser de internet, que não é muito seguro, nem eficiente.
5. Praticidade
Os provedores de e-mail corporativo em cloud formam uma estrutura com ferramentas atuais e, por isso, o ambiente se torna um facilitador natural dos processos de trabalho diários. A intuitividade, aliada às tecnologias de automação, influenciam na conclusão de tarefas com maior precisão e rapidez dentro da plataforma. Calendário, agenda e pastas compartilhadas são algumas das ferramentas disponíveis.
6. Baixo custo
Em um e-mail tradicional, você só tem a opção de contratações de planos com pacotes específicos, sem possibilidade de alterações. Se quiser apenas um recurso adicional que esteja no plano mais alto, terá que pagar pelo pacote completo.
Isso não acontece no e-mail corporativo em cloud. Você pode formar o próprio plano e pagar somente pelo que usa, eliminando custos com recursos desnecessários. Além disso, os planos podem ser alterados conforme a necessidade da empresa vai mudando.
7. Segurança
Geralmente, o e-mail tradicional é adquirido como serviço adicional de um plano de hospedagem, sendo um ambiente totalmente compartilhado com outros usuários. Dessa forma, a empresa fica sujeita a uma série de problemas. Por exemplo: qualquer sanção imposta a outros usuários, como bloqueio de IP ou dano de reputação do servidor, afeta todos de maneira retroativa. Além disso, não conta com certificação SSL própria.
O e-mail corporativo em cloud, por outro lado, é coberto por uma série de certificações de segurança, tanto na parte do data center quanto da infraestrutura física. Por isso, é mais seguro.
Qual a importância do e-mail corporativo em cloud?
Quem tem um e-mail corporativo hospedado em servidores locais costuma ter a sensação de total controle e segurança no ambiente, mas, na realidade, precisa se preocupar com diversos fatores, como o fornecimento ininterrupto de energia elétrica, a engenharia social e a acessibilidade dos equipamentos.
Nesse caso, se o e-mail é uma ferramenta de missão crítica para o negócio, o ideal é migrá-lo para a nuvem, já que transferirá toda essa responsabilidade para o provedor. A empresa também pode dispensar o uso de data centers locais, o que impacta diretamente na redução de custos.
Além disso, o e-mail corporativo em cloud ajuda a desenvolver um diferencial competitivo para a empresa, entregando uma ferramenta ampla, integrada, acessível, escalável e altamente personalizável. Isso representa um verdadeiro ganho de produtividade.
Por quais motivos investir no e-mail corporativo em cloud?
Com o provedor certo, a empresa tende a ter uma parceria no desenvolvimento do ambiente e receber um suporte antes, durante e após a migração. Isso quer dizer que todo o planejamento, testes, ajustes e implementação definitiva é assistida por especialistas realmente dedicados.
Nessas circunstâncias, as chances de sucesso são bem grandes, já que a empresa se beneficia de todas as vantagens da solução sem correr os riscos de falhas no processo. A empresa utiliza apenas os recursos que demanda, paga um preço mais justo, posiciona sua marca no ambiente, usa certificados de segurança SSL e TFL, anti-spam, anti-vírus e muitos outros recursos que vão otimizar os processos.
Muitos negócios são integrados ao e-mail e dependem inteiramente dele para o sucesso no contato, na criação de relacionamento e no fechamento de compras e vendas. Nesse caso, a transição do e-mail tradicional para o corporativo é essencial. Porém, os gestores devem ir além, usando os recursos de nuvem para tornar a ferramenta ainda mais eficiente, passando a ter um e-mail corporativo em cloud.
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