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Conheça 7 vantagens do e-mail corporativo em cloud!

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Mesmo com o surgimento de outras ferramentas de comunicação, como as redes sociais e os chats online, o e-mail continua sendo a principal ferramenta para os negócios, principalmente por conta de sua credibilidade, abrangência e segurança proporcionada aos seus usuários.

Se o e-mail tradicional já conta com diversas qualidades para uso pessoal, o e-mail corporativo em cloud vai além, deixando a ferramenta de trabalho mais eficiente e com uma nova gama de vantagens.

Quer saber mais? Confira a partir de agora o que é e-mail corporativo em cloud e porque você deve implementá-lo no negócio!

O que é e-mail corporativo em cloud?

O e-mail corporativo em cloud é uma nova linha de produtos em nuvem, que visa simplificar e otimizar os processos de negócios. Ou seja, ele é transferido dos servidores locais para uma hospedagem na nuvem, com servidores dedicados, transferindo a responsabilidade da estrutura para um provedor especializado. Esse formato de e-mail permite a criação de ambientes totalmente exclusivos e um alto nível de personalização dos espaços, ferramentas e layouts.

Como funciona um e-mail corporativo em cloud?

No e-mail corporativo em cloud, o provedor tem total domínio sobre as configurações de controle e design, trabalhando em parceria com o contratante para personalizar os ambientes conforme as necessidades dele. O objetivo é agregar valor ao negócio e gerar satisfação mútua.

Se desejado, os usuários podem ganhar acesso limitado aos e-mails — somente dentro do horário comercial — em um ambiente monitorado e mais bem controlado. Além disso, o e-mail corporativo em cloud oferece integração com outros serviços de nuvem, dentro da mesma plataforma.

Tudo começa com a contratação de um plano, que pode ser moldado de acordo com as necessidades da empresa. A partir disso, o provedor estuda a demanda do negócio e planeja uma estrutura que realmente atenda às exigências. Em alguns casos, a estrutura é padronizada, passando apenas por alguns ajustes. Mas esse não é o caso de um provedor que atua em parceria com os seus clientes.

Quais são as vantagens do e-mail corporativo em cloud?

Agora que você já sabe o que é e como funciona o e-mail corporativo em cloud, conheça as principais vantagens da ferramenta para os negócios:

1. Escalabilidade

Os servidores dedicados permitem a formação de uma estrutura escalável para o e-mail. Isso significa que a empresa pode contratar 50 caixas postais com 10 GB de espaço cada um, por exemplo, e ter um servidor exclusivo com capacidade de 1 TB de espaço disponível. Se a demanda por caixas postais ou por espaços individuais aumentar, isso será resolvido de forma rápida e automática.

2. Flexibilidade

Como dissemos, os ambientes possuem altíssima flexibilidade. Isso engloba configurações de parâmetros para a segurança, inclusão, personalização e remoção de ferramentas, gráfico visual, alocação de recursos, controle de capacidade e de desempenho, etc. Todas essas funcionalidades não são encontradas em e-mails tradicionais, visto que são padronizados e mais limitados.

3. Estabilidade

Os provedores de recursos em cloud computing possuem estruturas de data center redundantes para evitar a interrupção no fornecimento dos serviços quando os servidores principais param de funcionar. Isso garante uma disponibilidade da solução em quase 100% do tempo. Essa é uma vantagem importantíssima para agregar continuidade ao negócio e não ter a produtividade afetada.

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4. Mobilidade

Uma das principais vantagens do e-mail corporativo em cloud é a mobilidade. Você só precisa de um aparelho com conexão à internet em mãos para acessar a conta e realizar os seus trabalhos à distância. Os e-mails tradicionais até permitem o acesso remoto por meio dos dispositivos móveis, mas tudo acontece pelo browser de internet, que não é muito seguro, nem eficiente.

5. Praticidade

Os provedores de e-mail corporativo em cloud formam uma estrutura com ferramentas atuais e, por isso, o ambiente se torna um facilitador natural dos processos de trabalho diários. A intuitividade, aliada às tecnologias de automação, influenciam na conclusão de tarefas com maior precisão e rapidez dentro da plataforma. Calendário, agenda e pastas compartilhadas são algumas das ferramentas disponíveis.

6. Baixo custo

Em um e-mail tradicional, você só tem a opção de contratações de planos com pacotes específicos, sem possibilidade de alterações. Se quiser apenas um recurso adicional que esteja no plano mais alto, terá que pagar pelo pacote completo.

Isso não acontece no e-mail corporativo em cloud. Você pode formar o próprio plano e pagar somente pelo que usa, eliminando custos com recursos desnecessários. Além disso, os planos podem ser alterados conforme a necessidade da empresa vai mudando.

7. Segurança

Geralmente, o e-mail tradicional é adquirido como serviço adicional de um plano de hospedagem, sendo um ambiente totalmente compartilhado com outros usuários. Dessa forma, a empresa fica sujeita a uma série de problemas. Por exemplo: qualquer sanção imposta a outros usuários, como bloqueio de IP ou dano de reputação do servidor, afeta todos de maneira retroativa. Além disso, não conta com certificação SSL própria.

O e-mail corporativo em cloud, por outro lado, é coberto por uma série de certificações de segurança, tanto na parte do data center quanto da infraestrutura física. Por isso, é mais seguro.

Qual a importância do e-mail corporativo em cloud?

Quem tem um e-mail corporativo hospedado em servidores locais costuma ter a sensação de total controle e segurança no ambiente, mas, na realidade, precisa se preocupar com diversos fatores, como o fornecimento ininterrupto de energia elétrica, a engenharia social e a acessibilidade dos equipamentos.

Nesse caso, se o e-mail é uma ferramenta de missão crítica para o negócio, o ideal é migrá-lo para a nuvem, já que transferirá toda essa responsabilidade para o provedor. A empresa também pode dispensar o uso de data centers locais, o que impacta diretamente na redução de custos.

Além disso, o e-mail corporativo em cloud ajuda a desenvolver um diferencial competitivo para a empresa, entregando uma ferramenta ampla, integrada, acessível, escalável e altamente personalizável. Isso representa um verdadeiro ganho de produtividade.

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Por quais motivos investir no e-mail corporativo em cloud?

Com o provedor certo, a empresa tende a ter uma parceria no desenvolvimento do ambiente e receber um suporte antes, durante e após a migração. Isso quer dizer que todo o planejamento, testes, ajustes e implementação definitiva é assistida por especialistas realmente dedicados.

Nessas circunstâncias, as chances de sucesso são bem grandes, já que a empresa se beneficia de todas as vantagens da solução sem correr os riscos de falhas no processo. A empresa utiliza apenas os recursos que demanda, paga um preço mais justo, posiciona sua marca no ambiente, usa certificados de segurança SSL e TFL, anti-spam, anti-vírus e muitos outros recursos que vão otimizar os processos.

Muitos negócios são integrados ao e-mail e dependem inteiramente dele para o sucesso no contato, na criação de relacionamento e no fechamento de compras e vendas. Nesse caso, a transição do e-mail tradicional para o corporativo é essencial. Porém, os gestores devem ir além, usando os recursos de nuvem para tornar a ferramenta ainda mais eficiente, passando a ter um e-mail corporativo em cloud.

Pronto para começar? Entre em contato com a EVEO agora mesmo e dê início ao seu projeto de otimização dos processos!

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Matérias de Ajuda,

Já sabe como definir metas para a empresa? Entenda

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Nenhum negócio sobrevive sem planejamento. E isso envolve várias coisas, como o controle financeiro e a necessidade de definir metas para a empresa. Esse último passo é, inclusive, a ação que guiará todas os outros parâmetros como investimento, gastos e objetivos em um determinado período de tempo.

A virada de ano costuma ser a escolha de muitas pessoas para uma revisão das metas ou mesmo para dar início ao planejamento, caso esse nunca tenha sido feito. Pensando nisso, trouxemos neste post 6 dicas para auxiliar você na definição de metas da sua empresa. Confira!

Analise forças e fraquezas

Todo planejamento estratégico começa com uma autoanálise. É fundamental conhecer as forças e fraquezas do seu negócio para descobrir, então, quais são os limites e as oportunidades que você encontrará no ano seguinte.

Uma ótima ferramenta para fazer isso é a Matriz SWOT. Ela consiste em uma metodologia que busca analisar as Forças (Strenghts), as Fraquezas (Weaknesses), as Oportunidades (Opportunities) e as Ameaças (Threats), fazendo com que seja possível enxergar claramente o panorama atual do seu negócio.

Primeiro, defina qual problema ou demanda você precisa resolver ou qual objetivo você pretende alcançar. Então, analise as forças e fraquezas do seu negócio frente a esse cenário preestabelecido. Em uma interação com o ambiente externo, que não é possível controlar, veja quais são as oportunidades e ameaças encontradas nele.

A Matriz SWOT é uma ferramenta essencial para visualização da situação da empresa. Com ela, é muito mais fácil entender quais são os limites impostos pelo mercado, pela situação financeira ou mesmo pelas condições do ambiente em que não há controle.

Encontre o foco

É muito comum que os negócios apresentem vários objetivos, como o aumento dos lucros, a expansão física ou o crescimento do reconhecimento da marca. Entretanto, é crucial ter em mente um objetivo principal e manter o foco nele.

A metodologia OKR (Objectives and Key Results, ou Objetivos e Resultados-Chave) é a ferramenta perfeita para encontrar esse foco. Com ela, define-se o grande objetivo do seu negócio, tratado como “Objetivo” e os “Resultados-Chave”, ou metas, que deverão ser cumpridos no caminho.

Para aplicar a OKR, pense em alguns pontos importantes, como:

  • Objetivos sempre devem conter números;
  • Devem ser definidos entre toda a equipe envolvida;
  • Cada setor da empresa deve ter, no máximo, 5 grandes objetivos;
  • Pense em curto prazo. Estabeleça metas que devem ser alcançadas em um certo período de tempo.Banner E-book Data Center Virtual

Revise os interesses

Sem dúvidas você já viu alguém fazendo (ou fez você mesmo) uma lista de resoluções para o ano novo, que dificilmente são cumpridas nos meses seguintes. Apesar de pouca gente cumprir esses objetivos, eles são importantes para motivar e dar energia para o novo ano.

Para uma empresa não é diferente. É também importante ter uma lista de resoluções, muito melhor construída e específica, é claro. Definir o que pretende se alcançar em 2019, por exemplo, é fundamental para conseguir alinhar as metas com a visão, a missão e os valores do seu negócio.

Assim, no momento em que você for construir esse tipo de lista para a sua empresa, pense no propósito definido lá no começo. O que você deseja alcançar? Como pretende chegar nesse objetivo? Como a empresa está tratando os seus colaboradores e qual a influência do ambiente de trabalho nas metas estabelecidas?

Trata-se de um período de muita reflexão pessoal, que pode e deve também ser aplicado no seu negócio.

Reveja a gestão de tempo

O planejamento estratégico tem muito a ver com a definição das metas e em quanto tempo elas devem ser alcançadas. Por isso, a gestão de tempo também deve ser revisada para o próximo ano. É muito importante compreender como os colaboradores envolvidos nos projetos estão se organizando e se as metas são justas e atingíveis para todos.

Em uma análise filosófica, podemos concluir que os colaboradores de uma empresa comercializam, com ela, o seu tempo e sua mão de obra. Por isso, é crucial deixar bem claro quais são as prioridades e as metas de cada setor e cada trabalhador. Assim, você consegue encaixar as tarefas de cada um para que o negócio, como um todo, consiga atingir os objetivos pré-estabelecidos anteriormente.

Analise os resultados

Se sua empresa já passa periodicamente pelo planejamento estratégico, você já sabe que a análise dos resultados é tão importante quanto o próprio estabelecimento das metas. Afinal de contas, não há como saber se elas foram cumpridas se não olharmos para o ano que passou.

Neste momento de planejamento do futuro, separe um tempo para verificar quais foram as metas estabelecidas há um ano e como foi o desempenho da sua empresa no período. Assim, é possível manter as metas recorrentes, ajustando alguns detalhes para que elas sejam alcançadas com maior produtividade.

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Coloque tudo no papel

Por fim, não adianta nada planejar e definir metas para empresa se tudo isso ficar apenas no campo das ideias. É crucial documentar todo esse processo e seus resultados, colocando cada ponto de maneira clara e objetiva no papel. Assim, você consegue disponibilizar esse documento publicamente para todos na empresa.

Alinhar e deixar tudo claro com as equipes envolvidas nos objetivos traçados é a melhor maneira de conseguir com que todos entendam as ideias e vistam a camisa da empresa. Lembre-se também que essa deve ser uma construção feita em conjunto, afinal de contas seus desdobramentos acabam por interferir na vida e no trabalho de todo mundo.

A definição das metas e dos objetivos é um dos passos mais básicos para a organização e o bom funcionamento do negócio. Com ela, é possível alinhar e planejar todas as ações que deverão ser tomadas para alcançar os objetivos que se tem em mente para a empresa.

Definir metas para a empresa é algo crucial para qualquer negócio que se imagine claro, correto e organizado. Na empresa em que você trabalha, as metas do ano estão claras e bem definidas?

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