Como implementar a gestão de compliance em sua empresa

As adequações às regras de uma empresa são essenciais para alcançar resultados e manter o nível de desenvolvimento dentro do esperado. Mais do que conquistar objetivos, é importante que as organizações se mantenham fiéis aos seus princípios e às legislações dos diferentes segmentos dentro desses esforços. Para isso, um trabalho de gestão de compliance se faz essencial, uma vez que estabelece diretrizes com base nos valores que a companhia tem como principais.

Gestão de compliance consiste em definir, implementar e monitorar políticas, procedimentos e controles que garantam o cumprimento das leis, normas regulatórias e princípios éticos da empresa. O objetivo é alinhar as atividades operacionais aos requisitos externos e internos, evitando riscos legais, financeiros e reputacionais, e promovendo uma cultura de integridade em todos os níveis.

Tão importante quanto estabelecer esse controle interno é mantê-lo como algo condizente com o que a empresa pratica e convencer os colaboradores da importância desses ideais. Nem sempre se tratam apenas de direcionamentos de convivência e de atuação a nível interno. A gestão dessas diretrizes também aborda ética na área profissional, o que muitas vezes é determinado por lei.

Bons resultados na aplicação de compliance em uma companhia estão associados a esforços direcionados a uma gestão eficaz. Neste conteúdo, abordaremos esse assunto e mostraremos como um bom trabalho pode ser feito, além de sua importância e seus impactos. Confira!

O que é gestão de compliance?

A gestão de compliance é um importante trabalho que visa garantir a aplicação, o cumprimento e a constante renovação das diretrizes de trabalho em uma companhia. A visão é de que essas regras e determinações são essenciais para que um negócio possa não só exercer sua finalidade, mas também se desenvolver sobre pilares sólidos e que garantam sustentabilidade.

O entendimento sobre o que é o compliance não é tão complexo como pode parecer em um primeiro momento: é simplesmente essa determinação das práticas, regras, comportamentos, valores e diretrizes que a empresa precisa seguir. Naturalmente, essas determinações se estendem à gestão e também à operação, conduzindo o trabalho de cada colaborador no cotidiano.

A partir disso, os esforços da gestão se tornam decisivos para garantir que haja respeito ao que é determinado, sempre avaliando frequentemente o quão fiel às suas convicções e regras a companhia se mantém. Além das determinações relacionadas aos seus valores, as empresas também precisam garantir que seus colaboradores sigam imposições legais e éticas.

Checklist para iniciar a gestão de compliance: mapear legislações aplicáveis; definir políticas internas; treinar colaboradores; estabelecer processos de monitoramento; realizar auditorias periódicas e atualizar procedimentos conforme necessário.

Disseminação dos valores

Parte essencial do trabalho de gestão de compliance, a disseminação dos valores e regras a serem cumpridas é um dos mais importantes esforços a serem seguidos. Colaboradores não têm dificuldades em entender que cada companhia tem sua missão e ideais e, em meio a isso, precisa desenvolver um ambiente e estrutura de trabalho que sejam compatíveis.

Essa disseminação dos valores é o que estabelecerá o que deve ser seguido em prol de regras e determinações, que podem ser de ordem legal ou simplesmente orientações internas. Quando tudo é determinado com transparência e detalhamento, esses valores e diretrizes de compliance podem alcançar todos os níveis da empresa, enraizando na cultura da companhia.

Engajamento

O engajamento é parte essencial da gestão de compliance e deve estar entre um dos principais objetivos de quem está à frente da implementação e da continuidade do trabalho. Uma empresa só é capaz de seguir suas diretrizes se elas forem devidamente estabilizadas e, principalmente, compreendidas por todos. Esse é o primeiro passo para que sejam seguidas adequadamente.

Colaboradores capazes de entender as regras de compliance e então segui-las podem ser considerados engajados com as determinações da empresa. No entanto, alcançar esse estágio envolve esforços de facilitação do entendimento das diretrizes e também a disseminação. Pessoas em papel de liderança e gestão de setores têm grande responsabilidade para alcançar esse engajamento.

Por isso, a gestão de compliance deve garantir que esses elementos importantes sejam agentes de disseminação, fiscalização e de constante reforço do que rege o compliance da empresa. Assim, áreas como TI, RH, Financeiro, Comercial, entre outras, atuarão sob regras claras, compreendidas, e terão nos colaboradores pessoas capazes de entender a importância dessas diretrizes.

Quais são os pilares da gestão de compliance?

A gestão de compliance trabalha sustentada em alguns pilares básicos que são a sustentação de sua implementação e do funcionamento. Definir as diretrizes é, talvez, uma das partes mais simples do trabalho. Afinal, toda empresa tem suas convicções, sabe o que deseja para um ambiente de trabalho e também tem pessoas qualificadas que conhecem a legislação.

Dito isso, a gestão é o que garantirá que todos compreendam o papel do compliance, o que envolve também o acompanhamento dessas diretrizes. É fundamental que colaboradores as sigam, que a operação e a gestão sejam conduzidas nesse padrão e que a legislação seja seguida à risca, formando assim os pilares do compliance. Veja mais detalhes dessas bases a seguir!

Coordenação e monitoramento da conduta dos colaboradores

A coordenação e monitoramento da conduta é o trabalho simples de entender e fiscalizar como os colaboradores se comportam no cotidiano. Naturalmente, trata-se de garantir que eles sigam as regras de convivência e os parâmetros de atuação esperados.

Relacionamentos interpessoais, dedicação às demandas e ética profissional são alguns dos fatores mais importantes. Para manter o rigor dessas cobranças, gestores de cada setor têm grande responsabilidade na orientação e na cobrança de seus colaboradores, sempre com o suporte da área de compliance.

Monitoramento da operação e gestão da empresa

A operação e a gestão também devem ser conduzidas sob as diretrizes definidas no compliance, e a gestão tem o papel de acompanhar o desenvolvimento da empresa. Nesse pilar, a busca é por uma atuação corporativa que respeite padrões, como as exigências de segurança da informação e segurança de dados em uma infraestrutura de TI na nuvem, por exemplo.

Uma infraestrutura confiável sustenta a conformidade; servidores dedicados com uptime contratual de 99,5% garantem disponibilidade contínua, evitando interrupções que possam comprometer auditorias e o cumprimento de requisitos regulatórios.

A gestão precisa, após estabelecer esses parâmetros, monitorar continuamente a forma como eles são cumpridos e seguidos no cotidiano. Essa é a melhor forma de garantir que as definições de compliance não sejam apenas uma teoria no nível corporativo.

Fiscalização do cumprimento da legislação do setor

Diferentes setores têm legislações específicas que regem a atuação do mercado em questão, e isso é essencial para a sobrevivência das empresas a nível de afastar irregularidades. O não cumprimento pode gerar multas, interdições e até mesmo o fechamento de companhias.

O papel da gestão de compliance, nesse sentido, é implementar um trabalho rigoroso de fiscalização. Determinações como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), por exemplo, estão em destaque e o momento é de ainda maior preocupação. Assim, deve-se garantir o compromisso com o cumprimento dos termos que regem as atividades.

Qual a importância de fazer a gestão de compliance?

Um trabalho sólido de gestão de compliance traz resultados concretos no desenvolvimento de uma empresa. É essencial, portanto, que haja rigor, acompanhamento e mensuração sobre o engajamento e a adequação de processos, práticas e costumes ao que o compliance exige. A partir daí, a companhia estará mais próxima dos resultados que definiu como parte dos objetivos.

Hoje, é praticamente impossível implementar uma gestão estratégica em um negócio sem que haja um trabalho sólido de compliance. Quanto mais ambiciosos forem os objetivos, maior precisa ser a adequação às diretrizes. Isso é o que garante não só alcançar números, mas também desenvolver uma empresa internamente e no seu mercado.

Com colaboradores seguindo diretrizes comportamentais e operacionais, mantendo a empresa protegida perante a lei e afastando comportamentos fraudulentos, há muito a ser conquistado. Esse conjunto de fatores só pode ser alcançado por companhias que saibam o peso de um trabalho sério e comprometido de compliance.

A seguir entenda em alguns pontos a importância da gestão de compliance e os resultados que ela traz quando executada adequadamente.

Alinhamento com leis e diretrizes

As diretrizes determinadas por uma empresa em seu trabalho de compliance são ideais e definições comportamentais que devem reger o desenvolvimento da companhia. Quando são determinadas, essas diretrizes devem ser consideradas o guia ao qual gestores e colaboradores devem seguir. Somente a gestão de compliance é capaz de garantir o alinhamento necessário.

O mesmo acontece com as leis que regem o segmento de trabalho da empresa. Nesse caso, há muito mais do que simplesmente ideais e valores, mas regras claras determinadas e fiscalizadas por órgãos externos. Isso significa que o não cumprimento pode gerar punições de vários níveis. Uma gestão eficaz garante o alinhamento total com diretrizes e também com as leis.

Redução de custos

O controle financeiro é essencial para que as empresas consigam alcançar seus objetivos, o que requer investimentos, contratação e manutenção de bons profissionais, além de outros custos. Por conta da importância desse equilíbrio, o compliance também dedica direcionamentos bastante específicos e rigorosos quando se trata de despesas e do uso dos recursos da empresa.

Uma gestão de qualidade é capaz de definir apropriadamente as diretrizes de exploração desses recursos, sempre implementando práticas voltadas para a economia de custos. Empresas sustentáveis são capazes de passar por momentos de crise e se manter seguras quando têm uma relação saudável com as finanças, e a gestão de compliance tem papel decisivo nesses objetivos.

Cuidado com o colaborador

Em algumas empresas, o setor de compliance é integrado ao de Recursos Humanos e, ainda quando isso não acontece, ambos trabalham coordenados e alinhados. A razão é simples: entre as obrigações da gestão de compliance está também cuidar dos colaboradores. Isso se divide em duas frentes, que são os cuidados com o bem-estar e a implementação de diretrizes éticas e comportamentais.

Colaboradores saudáveis, com uma relação serena com o ambiente de trabalho são mais capacitados a serem produtivos e alinhados com os objetivos do negócio. Em paralelo, é também obrigação deles ter um comportamento profissional e comprometido. Ambos os pontos são devidamente conduzidos pela gestão de compliance, que define diretrizes nesse sentido.

Proteção da marca

Empresas estão sempre representando marcas, sejam elas de grande conhecimento do público, no modelo B2C, sejam apenas populares no mundo corporativo, caso das B2B. Independentemente do público-alvo, uma companhia tem a responsabilidade de proteger sua imagem quando define diretrizes de compliance. Se o trabalho não é bem feito, sua marca pode estar sob risco.

Por isso, uma gestão pode garantir que hábitos e práticas internas construam uma companhia sólida, livre de corrupção e segura, o que impacta a percepção do cliente. Quando tudo funciona adequadamente internamente, a tendência é que essa empresa consiga transmitir sua capacidade externamente. Assim, um bom trabalho de compliance protege e constrói marcas sólidas.

Segurança da informação

O momento atual da tecnologia gerou a transformação digital. Hoje, os dados são fundamentais para empresas que buscam um direcionamento estratégico, mas elas também precisam reforçar seus compromissos na proteção dessas informações.

Com a LGPD sendo essencial à proteção de dados de clientes, é importante ter uma gestão voltada para a proteção de informações internas. Nunca na história a relação entre segurança cloud e compliance foi tão essencial às empresas.

Quando os esforços de proteção de dados são bem executados, a companhia consegue definir diretrizes sólidas, eficazes e rigorosas para o controle de dados, inclusive em situações de emergência. Implementações de soluções de disaster recovery, definições quanto à periodicidade de backups e permissões de acessos são algumas práticas consideradas em um trabalho de gestão de ponta.

Quais os desafios da gestão de compliance?

Como todo trabalho que busca bom nível de execução e controle, a gestão de compliance enfrenta alguns desafios ao longo do caminho. Nem sempre é fácil definir diretrizes transparentes, engajar colaboradores e manter tudo sob controle de forma contínua. Há alguns percalços a serem superados, mas eles reforçam ainda mais a importância do trabalho de compliance.

Lidar com leis e suas interpretações, manter o monitoramento e controle interno, além de expandir o alcance das diretrizes de compliance são alguns dos desafios principais. Cada um deles precisa ser superado para que uma boa gestão seja executada, garantindo uma empresa alinhada com seus valores e funcionando adequadamente.

Diferentes regulamentações

As regulamentações propõem um verdadeiro desafio para as empresas. Praticamente todo setor tem alguma lei que o rege, e é necessário, primeiramente, entendê-la em detalhes. Isso requer um corpo jurídico qualificado que possa fazer a interpretação mais fiel possível, e então transformar isso em orientações transparentes e de fácil compreensão.

Muitas dessas regulamentações podem ter impacto direto na gestão e na operação da empresa, demandando a adaptação de processos do cotidiano. Por mais que o esforço muitas vezes seja grande, há a necessidade de respeitar essas diretrizes, ainda que sejam, em alguns casos, mais do que uma lei vigente para o setor.

Controles internos

Os controles internos são também complexos, uma vez que estamos falando de alinhar as diretrizes com diferentes áreas, com suas demandas distintas e com colaboradores de todos os tipos. Isso requer paciência e um trabalho de gestão qualificado, capaz de garantir a aplicação das regras, mas sem que elas gerem nenhum tipo de impacto negativo ao trabalho.

Esses controles internos são extensões e impactam na gestão de TI, nos Recursos Humanos e na operação, de forma geral. A implementação depende de um esforço conjunto entre gestores e colaboradores, mas também de uma capacidade de firmeza, fiscalização e correção. É esse trabalho que impedirá fraudes e ações de corrupção, que precisam estar sempre sob atenção máxima.

Dificuldade na comunicação

Como citamos neste conteúdo, a disseminação das diretrizes é essencial para que a empresa esteja devidamente alinhada com o que o compliance propõe. Entendida essa importância, o desafio se constitui quando começam os esforços de divulgação. Para que esses valores, regras e orientações sejam compreendidos por todos, é necessário utilizar canais que promovam a disseminação.

Do contrário, por mais que as diretrizes sejam sólidas, elas serão completamente ineficazes. Um trabalho de gestão tem o desafio de fazer com que as ideias de compliance cheguem a todos os colaboradores. Quando isso é conquistado, evitam-se más condutas, gestão financeira inadequada, não cumprimento de leis e acontecimentos que trazem riscos, como ataques cibernéticos em setores de TI que não seguem diretrizes de segurança.

Enraizar o compliance

O sucesso de uma empresa quanto ao engajamento de compliance passa também por saber superar a ideia de que as diretrizes são momentâneas. Esse é um sentimento de relaxamento comum que pode afetar muitos colaboradores: no momento de aplicação e disseminação, o engajamento é alto, mas com o passar do tempo, ele deixa de ser relevante ao funcionário.

Não se trata de más intenções por parte dos membros da empresa, mas sim de um relapso ocasionado pelas preocupações com as demandas e as obrigações cotidianas. Por isso, é um desafio à gestão de compliance garantir que essas diretrizes sejam, cada vez mais, enraizadas na empresa. Só assim é possível mudar a cultura da companhia, de modo que ela se mantenha da maneira pretendida.

Manter as diretrizes atualizadas

Com o tempo, as diretrizes de uma empresa necessitam de atualização, o que é papel da gestão de compliance. Algumas podem estar ultrapassadas, enquanto outras necessitam realmente ser mais modernas e abrangentes, uma vez que os setores mudam por conta da evolução de técnicas, processos e tecnologias. Assim, é necessário acompanhar as novas rotinas e suas características.

Por exemplo, um setor de TI que antigamente precisava focar apenas em ataques contra computadores e redes, agora precisa também estabelecer diretrizes de segurança em dispositivos móveis. Esse tipo de atualização de situações e cuidados são comuns e se estendem a vários setores e práticas, o que desafia gestores a atualizarem suas diretrizes de compliance.

Como implementar a gestão de compliance?

O ciclo de implementação de compliance é composto por etapas importantes e cruciais, o que significa que nenhuma delas deve ser negligenciada. Do desenvolvimento das diretrizes até o monitoramento do seu cumprimento, cada momento precisa ser conduzido com rigor e por pessoas qualificadas para as diferentes obrigações necessárias.

A seguir, saiba como realizar uma implementação da gestão de compliance e entenda quais níveis de esforços estão inseridos em cada momento.

Estabelecer padrões de conduta

O trabalho começa de maneira simples: os termos das diretrizes precisam ser definidos com todo cuidado, detalhamento, precisão e transparência. Em resumo, tudo que deverá ser seguido e, consequentemente, fiscalizado por compliance deve estar nesses padrões. É importante garantir que não sejam só conduta, mas também termos de qualidade de trabalho e o cumprimento das leis.

Por exemplo, empresas que fornecem hospedagem e infraestrutura web devem garantir que seus serviços estejam sempre em alto nível. Nesse caso, é importante definir orientações para garantir a alta disponibilidade, de modo que servidores estejam sempre no ar, sem causar insatisfação dos clientes. Da mesma forma, as diretrizes devem definir regras de comportamento, padrão de processos e o que mais for necessário.

Nomear gestor do programa

Uma figura deve centralizar a gestão, garantindo que as diretrizes estejam sempre sendo cumpridas. Essa pessoa deve ser capaz de liderar, de conduzir estrategicamente suas funções e estar sempre capacitada a analisar resultados e ações, para então tomar decisões. Seu trabalho deve ser pautado em garantir que as diretrizes sejam disseminadas e devidamente cumpridas.

Esse não é um trabalho simples e deve ser conduzido por alguém com vasta experiência corporativa, especialmente na área de segmento principal da empresa. Um gestor também deve conhecer a fundo os valores da companhia e seus objetivos. Ter bom discernimento sobre as legislações é fundamental também para que ele saiba o impacto de diretrizes nesse sentido.

Formar comitê

O comitê de compliance será o grupo de profissionais que executará as demandas no cotidiano, desde o desenvolvimento das diretrizes até o monitoramento do cumprimento delas. Esses profissionais estarão sob direcionamento do gestor e deverão se responsabilizar por todos os esforços de comunicação, contato com os setores e o amplo entendimento das regras.

Um comitê qualificado é aquele que, na sua atuação, se torna o primeiro a exercer suas atividades de forma totalmente enquadrada nas diretrizes da empresa. Eles serão o espalho das definições e devem não só conhecê-las e cobrar dos colaboradores, mas também cumpri-las com rigor. Esse comitê deve ser multidisciplinar e composto por pessoas altamente qualificadas.

Independentemente de setor, tamanho da empresa e número de funcionários, a gestão de compliance é um trabalho sério e decisivo para uma companhia bem-sucedida. Um trabalho realizado sob diretrizes sólidas garante o desenvolvimento do negócio, o alcance de objetivos e marca estabilizada em mercados competitivos.

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