Passo a passo para preparar sua empresa para a transformação digital

Os gestores estão descobrindo aos poucos que nenhum negócio conseguirá sobreviver por muito tempo se não houver investimentos em tecnologias e processos disruptivos nas empresas. 

Com isso, a transformação digital ganhou força ultimamente e deve figurar entre as estratégias mais adotadas por organizações em todo o mundo nos próximos anos.

A temática será um marco para uma nova era de negócios, moldando o mercado até 2030, e isso terá influência em melhorias no desempenho, que deve aumentar entre 20% e 100% do potencial operacional e estratégico. Produtos e serviços devem gerar novas experiências aos consumidores e um nível maior de engajamento digital será atingido.

Mas aderir à transformação digital pode não ser uma tarefa tão fácil e envolve cuidados. Para ter sucesso, os gestores, principalmente os de TI, devem conduzir os processos conjuntamente, após muita pesquisa, análise e planejamento. Por isso, fizemos esse e-book. Queremos auxiliar você no processo de transformação digital da empresa, entregando um passo a passo simples e prático para não errar.

Aproveite a leitura e bom empreendimento! 

• Defina o que precisa ser transformado na empresa

• Avalie as tecnologias existentes e necessárias 

• Fortaleça a cultura da TI

• Organize a empresa

• Conclusão

Defina o que precisa ser transformado na empresa

O primeiro passo para implementar a estratégia é descobrir o que, de fato, precisa ser transformado na empresa. Nem tudo tem urgência e para maior precisão o processo pode acontecer devagar, com base em testes.

A seguir, listamos algumas dicas de como decidir isso.

Descubra as principais necessidades de transformação

Liste os processos executados de modo offline e manual na empresa e avalie-os individualmente, comparando com empresas que já implementaram a transformação digital. A ideia é fazer um benchmarking (análise da concorrência) e descobrir o que pode ser melhorado internamente. Onde houver oportunidades para otimização, elas devem ser aproveitadas.

Fique atento também as novas demandas de negócios que surgem. A empresa precisa estar preparada para atendê-las ou dará espaço para novos entrantes no mercado, perdendo força competitiva. 

Saiba como se preparar para essa transformação

Os principais pontos a serem considerados no processo de transformação digital são a gestão dos processos (metodologias aplicadas), a infraestrutura (tecnologias incorporadas) e as pessoas (profissionais envolvidos).

A partir desse princípio fica mais fácil se organizar para implementar a estratégia. Então, vamos conhecer um pouco mais sobre como cada um desses pontos pode afetar a mudança: 

• Gestão

A transformação digital depende de políticas e processos internos bem definidos. Todos os departamentos devem estar envolvidos e ter a sua parte no projeto. Isso envolve planejamento, testes, correções, aprovação, implementação, monitoramento e controle das operações digitais.

Além disso, os riscos devem ser calculados, bem como deve haver mensuração de resultados após a implementação. 

É recomendável que a empresa adote as melhores práticas de gestão, como Agile, ITIL e Six Sigma, para agregar padronização aos processos e guiar os profissionais em cada etapa da transformação com clareza e segurança. 

 

• Infraestrutura 

Os sistemas legados devem ser considerados para estabelecer o que será mudado. A resistência pode ser grande, mas a transformação é necessária para a evolução. A partir disso, você terá que decidir entre manter os processos internamente (data center local) ou buscar o outsourcing (migrar parte ou toda a infraestrutura de TI para a nuvem).

Se a ideia for aderir à transformação digital em toda a sua plenitude, optar pelo outsourcing e uso dos recursos de cloud computing serão os melhores caminhos. Mas cada caso deve ser analisado individualmente, pois as necessidades entre as empresas diferem muito. A ajuda de um consultor experiente seria uma boa ideia para ajudar nessa decisão. 

• Pessoas

 Todos os envolvidos no projeto, sejam gestores, sejam colaboradores, precisam ter total entendimento de suas ações e prioridades. A escolha da equipe deve ser baseada nas qualificações, experiências e motivações individuais, tendo o gestor de TI na liderança.

Como eles serão os agentes transformadores dos processos, precisam estar empenhados e atentos aos riscos e falhas. Caso contrário, todo o investimento realizado no projeto não trará o retorno desejado. Isso implica na escolha de pessoas que tenham esse projeto como parte de sua realização profissional. Toda a transformação deve ser estruturada pelos líderes, mas apoiada pelos colaboradores. 

Avalie as tecnologias existentes e necessárias 

Após descobrir o que pode ser melhorado internamente e como se preparar para as mudanças, é hora de avaliar as tecnologias disponíveis no mercado. Neste tópico, vamos dar boas dicas de novidades para facilitar o seu trabalho. Acompanhe!

Tecnologias mais utilizadas pelas empresas

Hoje, podemos observar o uso de tecnologias específicas e auxiliadoras no processo de transformação digital das empresas. 

As principais são:

• adoção de serviços gerenciados para reduzir a carga de trabalho na TI e agregar maior segurança e disponibilidade a infraestrutura;

• uso de plataformas online para a criação de estações de trabalho remotas, agregando mobilidade às tarefas (PaaS);

• transferência da infraestrutura de TI para a nuvem (IaaS), criando um data center virtual;

• automação de tarefas com o uso de softwares criados e hospedados na nuvem (SaaS);

• implementação de Business Intelligence (sistema de Big Data Analytics);

• contratação de servidores dedicados;

• uso de container cloud;

• entre outros. 

Nem tudo o que existe precisa ser necessariamente utilizado agora

Como dissemos, cada empresa tem uma necessidade diferente e nem todas essas tecnologias podem entregar uma relação custo-benefício favorável se o negócio ainda não depender delas para ser otimizado. No entanto, à medida em que a organização vai se transformando e ganhando cada vez mais operações digitais, a maioria delas será fundamental para sustentar a estrutura.

Depois das mudanças, os gestores de TI devem ficar encarregados de acompanhar as tendências metodológicas, como a cultura DevOps, e as novidades tecnológicas, como o IoT (Internet of Things), que surgem no mercado para manter o negócio sempre operando com máxima eficiência. Lembrando que as tecnologias é que devem ser adequadas ao negócio e não o contrário. 

 

Implemente as tecnologias corretamente

Antes de implementar as ferramentas tecnológicas ao fluxo de trabalho da organização, é recomendável avaliar quais opções entregam mais vantagens inicialmente e quais podem se adequar melhor e mais rapidamente às operações. Nessa análise, é importante considerar os objetivos do negócio para ter uma ferramenta aliada.

Os líderes do projeto devem planejar a implementação, dividindo o processo por etapas, como a adequação da ferramenta às necessidades operacionais, realização de testes, aplicação de melhorias, realização de novos testes, implementação e monitoramento dos resultados.

Cada nova tecnologia incorporada ao negócio deve passar por esse processo 

Fortaleça a cultura da TI

No cenário corporativo atual, o setor de TI ganhou um papel fundamental. Afinal, é ele que garante a disponibilidade e plena funcionalidade dos sistemas, além da segurança de acesso à infraestrutura tecnológica.

Quando o departamento de TI trabalha junto com os outros, lado a lado, é possível agregar otimização às rotinas operacionais, sendo um aliado importante para a empresa alcançar seus objetivos gerais. 

Mas para ter sucesso é preciso mudar a cultura da empresa. Não basta apenas elaborar projetos ousados se, no dia a dia, os envolvidos do setor e dos outros não compram a ideia. O setor de TI é o principal responsável pelo apoio tecnológico, mas se não houver cooperação, toda inovação pode ser facilmente abandonada no meio do caminho.

Qualquer mudança, por menor que seja, gera resistência por parte de quem não quer sair da zona de conforto e perder a comodidade e a segurança que o trabalho proporciona. Isso deve ser encarado com uma grande mobilização cultural na empresa. Caso contrário, um projeto inteiro de transformação digital pode fracassar por falta de adesão ou por medo dos riscos que a mudança traz.

Quando falamos em mudar a cultura, nos referimos à questão de que muitas empresas ainda enxergam o departamento de TI como uma parte meramente técnica do negócio quando, na verdade, ele é o provedor de tecnologias e responsável direto pelos resultados gerados na empresa. Hoje, os setores precisam funcionar de forma integrada e é a TI que faz essa ligação. 

Em países desenvolvidos, como Estados Unidos, Inglaterra, Canadá e Alemanha, as empresas de grande porte já incluem o departamento de TI em suas decisões mais importantes relacionadas as estratégias de negócios. 

Em breve, esse conceito deve se expandir por aqui, fortalecendo a cultura da TI. 

Um método que vem contribuindo para evoluir o setor é a implementação da cultura DevOps, em que os profissionais de operações e desenvolvedores passam a dividir responsabilidades, compartilhar apenas uma meta em comum e trabalhar de forma integrada. Isso deve ajudar a empresa a criar e evoluir seus produtos e serviços digitais mais rapidamente e de forma precisa. 

Esse é o caminho para que a empresa estabeleça um melhor controle sobre o ciclo de vida das soluções, considerando a criação, lançamento, maturação e implementação de melhorias para o início de um novo ciclo. A força competitiva do negócio depende disso. 

Organize a empresa

Como a transformação será tanto estrutural quanto operacional, a redefinição dos processos e das estratégias corporativas para o mundo digital são os primeiros passos que os gestores devem dar antes da implementação das tecnologias.

É preciso também realizar uma profunda análise de mercado para prever possíveis impactos ao negócio.

Sessões de brainstorming e Labs serão indispensáveis após essa análise, uma vez que as soluções devem ser idealizadas, prototipadas, testadas, aperfeiçoadas e ter suas inovações escaláveis. Além dessas preparações, veja agora o que mais os gestores precisam fazer para organizar o negócio antes de receber a transformação digital:

 

Revise a governança corporativa

 A governança é primordial para garantir que as operações sejam corretamente executadas. Porém, com a transformação digital, a estrutura deve sofrer grandes mudanças, exigindo que o setor de TI interfira e implemente metodologias mais ágeis. Então, reveja os processos administrativos atuais, como eles serão impactados com as tecnologias e adote melhorias a fim de otimizar as funções operacionais e de controle. 

Melhore a comunicação interna

A comunicação entre as equipes e diferentes departamentos da empresa também deve ser otimizada. Isso é o que permitirá gestores e profissionais trocarem ideias e compartilhar experiências válidas antes, durante e depois da implementação da transformação digital. O objetivo é manter um nível de colaboração suficiente para a criação de times multidisciplinares e multifuncionais. 

Adotar a comunicação unificada é uma boa alternativa, já que as informações podem ser trocadas em tempo real e armazenadas em um banco de dados privado.

Encontre provedores confiáveis  

Independentemente da empresa adotar o outsourcing ou decidir manter a infraestrutura tecnológica por conta própria, precisará contar com um fornecedor para comprar, ajustar e implementar as ferramentas. 

Aqui, é importante considerar um provedor com grande experiência de mercado e que tenha como principal meta apoiar seus clientes a atingirem seus objetivos. Quando conseguir isso, construa uma parceria de valor para ambos.

Tenha o apoio de uma consultoria

 Um processo de análise executado por um profissional externo e com grande visão de mercado será essencial para apoiar o negócio no planejamento de implementações daquilo que é mais importante, evitando investimentos desnecessários. O próprio provedor das tecnologias pode oferecer uma consultoria especializada para ajudar a empresa a tomar suas decisões. 

Engaje todos no projeto

 A melhor maneira de envolver os gestores e colaboradores no projeto é explicar os motivos da transformação digital e como isso será benéfico para a carreira de todos. Esclarecer as etapas e responsabilidades individuais também é importante, pois elimina dúvidas e gera maior confiança aos participantes.

Para alcançar um bom nível de engajamento das equipes, promova cursos, treinamentos e simulações sobre o que será feito. O aumento da especialização dos envolvidos deve funcionar como um bom recurso motivacional. 

Prepare uma equipe de suporte

Depois que a transformação digital for, de fato, implementada na empresa, é importante contar com profissionais para oferecer suporte técnico e operacional. Muitas dúvidas vão surgir com as mudanças, sem contar as pequenas falhas. Dessa forma, alguém precisa estar de prontidão para solucionar os problemas de forma rápida e definitiva. 

Conclusão

A transformação digital não é mais só uma tendência, é uma obrigação para as empresas que desejam manter a força competitiva. Ao adotá-la, a empresa consegue alcançar novos patamares de eficiência operacional, agregar novas e melhores experiências ao usuário, gerar mais riquezas e valorizar a marca.

As vantagens proporcionadas por esse movimento têm levado muitas empresas a apoiar suas estratégias e processos na tecnologia, abrindo caminho para um futuro mais promissor e facilitando a vida tanto de quem trabalha quanto de quem consome seus produtos e serviços.

Apesar dos desafios para essa transformação, os resultados são compensadores e devem ser encarados como um objetivo para qualquer organização que vise o crescimento de forma sustentável.

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