E-mail corporativo: Exchange ou Zimbra - conheça as principais vantagens em usar

Quando falamos em e-mail, é comum lembrarmos dos modelos convencionais e particulares, que usamos todos os dias. Mas as plataformas de comunicação on-line evoluíram e, para atender as necessidades das empresas, os provedores criaram versões mais completas, com espaço, ferramentas e recursos adicionais. Esse é o caso do e-mail corporativo com colaboração.

Atualmente, duas soluções se destacam no mercado fornecendo esse tipo de e-mail: o Microsoft Exchange Server e o Zimbra Collaboration Suite.

Então, está buscando uma solução para otimizar os processos e aumentar a produtividade? Continue lendo e confira como o e-mail corporativo com colaboração pode te ajudar!

A diferença de um e-mail convencional para um e-mail corporativo

Antes de nos aprofundarmos no assunto sobre e-mails corporativos, é importante que você conheça as principais diferenças que eles têm em relação aos modelos convencionais. Vejamos:

E-mail convencional

Esse modelo de e-mail é o mais comum e fácil de encontrar. Qualquer um, pessoa física ou jurídica, pode abrir uma conta gratuita no Gmail, do Google, ou no Hotmail, do Microsoft, por exemplo. Porém, tanto o espaço quanto os recursos oferecidos são muito limitados. Afinal, são focados no uso doméstico.

Basicamente, eles entregam funções de troca de mensagens entre os usuários. Existem profissionais independentes que usam esse tipo de e-mail, mas não é recomendável, já que passa a impressão de pouco profissionalismo aos clientes.

Você pode até escolher uma versão paga, seus recursos e ferramentas adicionais podem atender bem às necessidades de um empreendedor individual. Contudo, já não serão suficientes para uma PME (Pequena e Média empresa).

Na versão paga, o empreendedor pode agregar o nome da empresa e dos colaboradores ao domínio (nome.colaborador@minhaempresa.com), mas não consegue fazer nada além disso. Sendo assim, o e-mail convencional deixa a desejar em vários aspectos no mundo corporativo.

E-mail corporativo

Já o e-mail corporativo pertence a um nível mais avançado e é de categoria empresarial. Muitos são verdadeiras plataformas colaborativas, o que muita gente chama de “suíte de produtividade”.

Além da criação de domínios personalizados, esse tipo de e-mail permite o uso de recursos e ferramentas mais apropriados para um ambiente de trabalho, como a integração e interação entre as equipes em tempo real, compartilhamento de base de contatos, agendas sincronizadas, pastas de arquivos online, etc.

Sua estrutura é baseada em nuvem de negócios (cloud computing), e isso agrega benefícios importantes ao negócio, como maior segurança das informações, mobilidade corporativa, trabalhos em colaboração etc.

Diferenciais do e-mail corporativo com colaboração

Bom, agora que você já entendeu a diferença entre os dois tipos de e-mails, veja o que torna o de caráter corporativo especial. Os diferenciais são muitos, mas focamos apenas nos mais importantes:

Centralização e sincronização das informações

A plataforma de e-mail colaborativa permite centralizar a comunicação em um único local (UC, ou Comunicação Unificada), liberando o acesso às informações sobre projetos e processos internos para todos os profissionais que estiverem envolvidos.

Mediante prévia autorização, cada integrante pode acessar a plataforma por meio de dispositivos móveis e usar todos os recursos disponíveis para trabalhar de forma sincronizada, na hora e lugar que desejar.

Produtividade e colaboração da equipe

O e-mail corporativo também ajuda a criar uma estação de trabalho remota e on-line com rotinas sincronizadas. Como resultado, os profissionais podem atuar de forma colaborativa compartilhando, sua estação de trabalho (contatos, calendários, arquivos, pastas de e-mail, etc.).

Por utilizar a nuvem como principal meio de armazenamento dos contatos, mensagens e arquivos, ele facilita o trabalho de todos ao mesmo tempo e no mesmo projeto, por exemplo.

Segurança e continuidade

A nuvem oferece recursos de backups automáticos e programáveis na frequência que o usuário determinar. Além disso, as cópias são replicadas para servidores auxiliares, criando redundância.

Dessa forma, qualquer problema que surja relacionado à catástrofe no servidor principal (crash irreversível de sistema operacional, por exemplo), basta acessar as cópias para dar continuidade ao negócio. Se a sua empresa presta serviços pela internet, esse recurso é fundamental, pois permite aumentar a taxa de disponibilidade deles.

Escalabilidade do serviço

Não importa se o seu negócio é uma startup, micro, pequena, média ou grande empresa, sempre há um objetivo de crescimento. Sendo assim, você vai precisar de uma estrutura elástica para desenvolver a empresa também no mundo on-line. E esse requisito a plataforma de e-mail colaborativo cumpre bem.

Os serviços podem ser contratados sob demanda, o que torna a tecnologia mais acessível quando falamos de expansão.

Vantagens do e-mail colaborativo

O e-mail corporativo tem aspectos que o diferem bastante do modelo convencional. E esses diferencias geram vantagens importantes para um negócio que visa segurança, redução de custos e produtividade. Conheça, agora, um pouco mais sobre os benefícios gerados:

Entrega segurança das informações

A plataforma de e-mail corporativo com colaboração oferece recursos de proteção para os dados, como ferramentas para configurar um filtro anti-spam, organizar e otimizar a caixa de entrada.

Isso sem contar a opção de automatizar o envio de mensagens, o que será ideal para retornar com avisos de recebimento, agradecimento e outras informações. Esses retornos passam a segurança de mensagem recebida ao remetente.

Estimula o trabalho em equipe

Segundo uma pesquisa realizada pela McKinsey Global Institute, as plataformas de comunicação social, como o e-mail corporativo com colaboração, ajudam a melhorar a produtividade das equipes de trabalho em cerca de 25%.

Isso porque os recursos oferecidos permitem que os profissionais compartilhem ideias, dividam responsabilidades e somem forças no sentido de encontrar soluções rápidas, mesmo a grandes distâncias uns dos outros.

Essa troca de conhecimentos e o sentimento de pertencer a um grupo geram estímulos motivacionais, pois os colaboradores ganham autonomia e assumem responsabilidades por resultados que afetarão toda a equipe.

Promove a redução de custos

Se você considerar que a comunicação interna é melhorada e os processos são otimizados, uma leve redução de custos pode ser sentida, principalmente em relação ao deslocamento das pessoas.

Custos com telefonemas, transporte entre escritórios localizados em regiões distintas, tempo e mão de obra, por exemplo, podem ser economizados.

Oferece mobilidade

Com um e-mail Exchange ou Zimbra, você pode criar estações de trabalho remotas. Assim, a comunicação e as tarefas não precisam ficar restritas às dependências da empresa. Basta ter um computador ou dispositivo móvel conectado à internet que o trabalho pode ser continuado em casa, na fila do banco, durante o transporte etc.

Enfim, se a sua empresa trabalha com níveis de exigência elevados, tanto dos clientes quanto dos diretores e gestores, sugerimos que explore mais as tecnologias de e-mail corporativo com colaboração. Como vimos, elas são capazes de melhorar a comunicação interna e aumentar a produtividade com qualidade.

E aí, gostou da ideia? Então entre em contato com a gente agora mesmo e dê o primeiro passo para usar uma ferramenta que funcionará como aliada do negócio!